Order Fulfillment là gì?

Order Fulfillment là gì?

Order Fulfillment là một khái niệm tuy không mới nhưng có thể gây ra hiểu lầm cho nhiều người. Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ định nghĩa đơn giản nhất về “order fulfillment” để các bạn có thể hiểu hơn về khái niệm này.

1. Order Fulfillment là gì?

Order Fulfillment được định nghĩa bao gồm các bước liên quan đến việc nhận, xử lí và vận chuyển đơn hàng đến khách hàng cuối cùng.

Dịch vụ fulfillment được định nghĩa là một bên công ty thứ ba cung cấp các quy trình hoàn tất đơn hàng được ủy thác bởi một bên khác, ví dụ là người bán hàng.

Những định nghĩa chung này có thể áp dụng cho nhiều loại đơn đặt dưới nhiều hình thức từ doanh nghiệp đến doanh nghiệp (B2B) hay trực tiếp đến khách hàng (D2C).

Để giúp hiểu rõ hơn chính xác việc thực hiện hoàn tất đơn hàng thương mại điện tử là gì, hãy cùng xem xét quy trình hoàn tất đơn hàng qua những bước cơ bản sau.

Tiếp tục theo dõi!

2. Quy trình thực hiện fulfillment

2.1 Thu nhận hàng

Bất kể bạn thuê một công ty bên ngoài phụ trách thực hiện fulfillment hay chính bạn phụ trách việc đó đó tại nhà thì việc thu nhận hàng hóa từ nhà sản xuất hoặc các nhà cung cấp luôn là bước đầu tiên để nhận đơn đặt hàng từ khách hàng cuối cùng.

Dưới đây là những bước đặc trưng mà mỗi một người bán hoặc làm dịch vụ fulfillment phải làm mỗi khi họ nhập hàng hóa về kho của họ.

  • Kiểm tra số lượng hàng hóa để chắc chắn số hàng hóa nhập vào trùng khớp với số hàng hóa đã đặt từ nhà cung cấp.
  • Kiểm tra hàng hóa nhập kho để chắc chắn không sản phẩm nào bị hỏng.
  • Thêm đơn vị lưu kho (SKU) vào phần mềm quản lí kho hàng để theo dõi về vị trí, số lượng và số lượng bán ra của mỗi sản phẩm.
  • Áp dụng đơn vị lưu kho SKU hoặc nhãn mã vạch nếu họ (người bán hoặc dịch vụ hoàn tất đơn hàng) chưa có chúng.

Tuy nhiên, những bước đặc trưng này không phổ biến với những mặt hàng được đóng gói theo bộ.

2.2 Kiểm kê kho hàng

Một khi hàng hóa của bạn đã được nhận về kho, kiểm tra số lượng, chất lượng, dán nhãn và thêm vào phần mềm quản lí kho hàng của bạn, chúng sẽ được sắp xếp lên kệ.

Lưu trữ hàng trong kho đúng cách là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của việc tối ưu hóa tốc độ và độ chính xác của các hoạt động thực hiện đơn hàng của bạn.

Mỗi đơn vị lưu kho SKU thường được chỉ định một thùng lưu trữ riêng để cho phép xử lý đơn hàng nhanh hơn và hiệu quả hơn. Thông thường, chỉ có một phần hàng trong kho được đặt trong các thùng, phần còn lại sẽ nằm trong một khu vực riêng của kho.

Với các SKU hot được bán ra thường xuyên, vị trí đặt sẽ được sắp xếp gần hơn với các trạm đóng gói. Việc sắp xếp này có thể liên quan đến việc sắp xếp lại các thùng hàng, đôi khi sẽ được hỗ trợ bởi phần mềm.

2.3 Xử lí đơn hàng

Bây giờ, hàng trong kho của bạn đã được kiểm tra, sắp xếp và đặt trên kệ trong kho. Công việc tiếp đến là xử lý đơn hàng.

Bước đầu tiên trong việc xử lý một đơn đặt hàng là nhận đơn đặt hàng. Khi một đơn đặt hàng được đặt trực tuyến bởi một khách hàng, có rất nhiều cách để người bán hàng trên nền tảng thương mại điện tử nhận được đơn đặt hàng và thông tin về đơn đặt hàng đó đến kho hàng. Cách lý tưởng nhất là tích hợp phần mềm thực hiện với giỏ hàng của khách hàng để cho phép bên kho hàng tự động nhận các đơn hàng từ người mua.

Khi kho của bạn đã nhận được đơn đặt hàng, các mặt hàng riêng lẻ tạo nên đơn hàng đó sẽ được nhân viên kho lấy ra khỏi kệ và vận chuyển đến trạm đóng gói đơn hàng. Tại trạm đóng gói, gói hàng sẽ trải qua một loạt các kiểm tra, kiểm soát chất lượng, xác định các vật liệu đóng gói tốt nhất, quét các mặt hàng, thêm phiếu đóng gói, niêm phong hộp. Sau đó, gói hàng sẽ được di chuyển đến trạm vận chuyển.

Có nhiều phương pháp và công nghệ liên quan đến việc chọn, đóng gói đơn đặt hàng. Và không phải phương pháp và kĩ thuật nào hiệu quả với người bán này thì cũng hiệu quả với những người bán khác. Đây là một trong những lý do chính khiến người bán trên các nền tảng thương mại điện tử quyết định thuê dịch vụ để hoàn thành đơn hàng của họ. Bởi vì, họ không có kinh nghiệm, chuyên môn hoặc công nghệ nội bộ để tối ưu hóa hiệu quả xử lý đơn hàng.

2.4 Vận chuyển

Sau khi đơn hàng đã được lựa chọn và đóng gói, nó được chuyển đến cho trạm vận chuyển để chuẩn bị cho việc giao hàng cho khách hàng cuối cùng.

Trách nhiệm của trạm vận chuyển là xác định khối lượng gói hàng và xác định phương thức vận chuyển tốt nhất cho đơn hàng. Bên cạnh một số người bán yêu cầu dịch vụ giao hàng trực tiếp từ một đơn vị vận chuyển cụ thể thì cũng có rất nhiều người bán với các đơn hàng đa dạng về chủng loại, kích cỡ với các yêu cầu cụ thể khác nhau nhằm gửi đến khách hàng trong nước và quốc tế. Vì vậy, việc vận chuyển đơn hàng cũng trở nên rất phức tạp và khó kiểm soát.

Bên cạnh vận chuyển đơn hàng, bên giao hàng cũng có trách nhiệm cập nhật trạng thái của một đơn đặt hàng với người bán lẫn người mua để họ tiện theo dõi đơn hàng của mình.

2.5 Đổi trả hàng

Khi trả lời câu hỏi “order fulfillment là gì?”, ta không thể bỏ qua việc đổi trả các mặt hàng của khách mua hàng.

Đối với người mua trực tuyến, khả năng dễ dàng đổi trả các mặt hàng đã mua là một yếu tố quan trọng trong việc đưa ra quyết định mua hàng. Đối với người bán hàng trực tuyến, khả năng xử lý hiệu quả những đổi trả của khách hàng rất quan trọng đối với hoạt động hoàn tất đơn hàng của họ nói riêng và các doanh nghiệp nói chung.

Người bán hàng trực tuyến nên thiết lập cả chính sách hoàn trả nội bộ và bên ngoài. Chính sách bên ngoài phải được liệt kê trên trang web của người bán và nói rõ cho khách hàng biết cách gửi và trả lại. Trong khi đó, chính sách nội bộ cần làm rõ cho nhân viên hoặc nhà cung cấp dịch vụ của bạn về cách đổi trả lại hàng hóa.

Trên đây là năm bước cơ bản của quá trình hoàn tất đơn hàng và cũng là định nghĩa đơn giản nhất của quá trình này. Mỗi bước trên cũng bao gồm nhiều điều phức tạp và thường được điều chỉnh để phù hợp với từng người bán hàng cũng như từng loại đơn hàng.

Tương tự tại Printub, sau khi khách hàng đặt hàng, dịch vụ Order Fulfillment của chúng tôi sẽ giúp bạn sẽ hoàn thiện đơn hàng. Điều đó có nghĩa là chúng tôi sẽ xác nhận đơn hàng với khách hàng, tiến hành sản xuất, giao hàng và đổi trả nếu đơn hàng gặp sự cố.

Nguồn: e-Fulfillment Service